Die Stadt Wien hat mithilfe einer Functional-Mock-up-Interface(FMI)-basierten Software von connex.cc ihr Fördermittelmanagement optimiert. Dank dieser digitalen Modernisierung wurden die Abläufe von der Antragstellung für Fördermittel bis hin zur Endabrechnung effizienter gestaltet. Das Projekt startete im Frühjahr 2017 und ist seitdem in mehreren Magistraten der Stadt Wien im Einsatz.
Fördermittelmanagement leicht gemacht
connex.cc hat das Fördermittelmanagement der Stadt Wien mit einer FMI-basierten Lösung erfolgreich modernisiert. Zuvor waren viele Papierakte und rund 15 verschiedene Systeme notwendig, um Fördermittelanträge zu verwalten, zu bearbeiten und letztlich zu realisieren. Um es zu ermöglichen, effizient zu arbeiten, war es notwendig geworden, die Vielzahl an unterschiedlichen Systemen in einer einheitlichen Applikation zusammenzufassen. Aufgrund dieser Konsolidierung wurden die Prozesse vereinigt und folglich vereinfacht. Ein weiterer Vorteil des neuen Programmes ist die hohe Flexibilität. Je nach Bedarf der jeweiligen Magistratsabteilung kann die Software durch Konfigurationen angepasst werden. Durch diese Flexibilität können nunmehr Geschäftsregeln oder Prozesse, die von Abteilung zu Abteilung variieren, berücksichtigt werden.
Die neue technische Lösung hat nicht nur die Arbeit von Mitarbeiter*innen mithilfe der Prozess- und Softwarekonsolidierung erleichtert, sondern auch weitere Aufwärtsentwicklungen bewirkt. So ist etwa die Online-Beantragung von Fördermitteln möglich und Daten werden automatisiert übertragen. Auch die Auswertung aller Förderungen in Wien ist dank des neuen Programmes machbar. Damit kann ebenfalls ein zentrales und dienststellenübergreifendes Fördercontrolling durchgeführt werden, das in dieser effizienten Form bisher nicht möglich war.
Um die Nutzung der neuen Anwendung noch leichter zu gestalten, wurde ein Wiki für Wissensmanagement angelegt. Dies ermöglicht einen dienststellenübergreifenden Wissensaustausch unter den User*innen und kann zum Beispiel Fragen zur Applikation schnell beantworten. Um diesen Austausch zu fördern, wurden auch Key-User*innen pro Magistratsabteilung gewählt, die ihre Best Practices austauschen und ihre Erfahrungen nachhaltig in Umlauf bringen können.
Der Weg zur Lösung
Als Basis für die neue Software diente ein System, das bereits im Land Vorarlberg im Einsatz ist. Das dortige Programm ist ein Microsoft-Dynamics-gestütztes Customer-Relationship-Management-System (CRM). Um den Bedürfnissen der Stadt Wien bestmöglich zu entsprechen, wurden zahlreiche Komponenten ergänzt. Angefangen mit Schnittstellen zu SAP und ELAK wurde die Applikation auf den gesamten Prozessverlauf des Wiener Fördermittelmanagements zugeschnitten und auch an die jeweiligen Ansprüche der einzelnen Magistratsstellen angepasst. Die Berücksichtigung der individuellen Prozesse in Form einer Business-Process-Engine führt zur Vereinfachung und Automatisierung der Abläufe, da die strukturierte Abfolge gewisser Aktivitäten vordefiniert ist und kein menschliches Zutun erfordert.
Ulrike Schmidt, Geschäftsführerin der xrxes.cc Holding, äußerte sich mit folgenden Worten zum Projekt: „Die digitale Transformation von Verwaltungsprozessen ist unsere Kernkompetenz. Dazu gehört natürlich auch die Einbindung in eine gesamtheitliche, innovative Verwaltungsstruktur. Daher haben wir uns wie bei bisherigen Projekten auch in die Unternehmensstruktur eingefühlt und nach bestehenden Applikationen umgesehen, die bereits bei Kund*innen in Verwendung sind. Die Erfahrung aus früheren Projekten war eine gute Orientierung für uns, wie wir die Softwarelösung gestalten sollen.“
Neben den Schnittstellen zu SAP und ELAK, wurde auch eine Verbindung zur Transparenzdatenbank sichergestellt. Diese bietet einen umfassenden Überblick über die Förderlandschaft Österreichs und unterstützt damit das Fördermittelmanagement nachhaltig. Dank einer automatisierten Meldung an die Datenbank ist die manuelle Erfassung nicht mehr notwendig – die Gefahr des Informationsverlustes durch wechselnde Medien wird verhindert und Ressourcen werden folglich eingespart.
